Normes MARC

MARC 21 abrégé pour les données sur les fonds
Données de mention de fonds - Renseignements généraux

On a défini quatre ensemble de zones de données sur les fonds pour entrer des renseignements sur les documents conservés par un organisme :

• Libellé et ordonnance (853-855)
• Énumération et chronologie (863-865)
• Fonds textuels (866-868)
• Identification des documents (876-878)

Renseignements destinés aux traducteurs et aux autres utilisateurs :
Les sections en rouge indiquent les modifications apportées aux versions intégrales par la mise à jour n^o 9 d'octobre 2008.

Les sections en vert indiquent les modifications apportées uniquement à la version abrégée en ligne depuis la parution de la mise à jour n^o 9 d'octobre 2008 des versions intégrales. Celles-ci seront corrigées lors de la prochaine mise à jour des versions intégrales des Formats MARC 21.

Les sections en bleu indiquent les corrections apportées uniquement à la version abrégée en ligne. Celles-ci seront corrigées lors de la prochaine mise à jour des versions intégrales des Formats MARC 21 s'il y a lieu.

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Définition et portée

Ces zones de données de mention de fonds concernent trois types de documents de base : les documents simples (Guide/06, Type de notice, code x), les documents multiples (Guide/06, code v) et les documents de collections (Guide/06, code y).

Chaque zone se divise ensuite en trois catégories distinctes :

• Unité bibliographique de base
• Matériel supplémentaire
• Index

Une unité bibliographique de base est une entité pour laquelle il existe une description bibliographique, par exemple, une publication en série, un livre en un volume, une encyclopédie en plusieurs volumes. Cette catégorie inclut un index ou du matériel supplémentaire pour lequel il existe une notice bibliographique distincte. Les catégories matériel supplémentaire et index sont utilisées pour caractériser le matériel supplémentaire et les index dont le catalogue est inclus dans la notice catalographique de l'unité bibliographique de base : il n'existe donc aucune notice catalographique distincte.

La sous-zone $8 (Numéro de liaison de zone et de séquence) sert à relier les zones de données de mention de fonds 853-878. La sous-zone $8 de ces zones comporte la structure suivante:

<numéro de liaison>.<numéro de séquence>

On utilise uniquement la portion du numéro de liaison pour les zones 853-855 (Libellé et ordonnance) et 866-868 (Données de mention de fonds). Pour ce qui est des zones 863-865 (Énumération et chronologie) et 876-878 (Identification des documents), la sous-zone $8 contient un numéro de liaison et un numéro de séquence. On trouve la description de la sous-zone $8 à Sous-zones de contrôle.

Libellé et ordonnance (853-855)

Ces zones spécifient le libellé associé à chaque niveau d'énumération et de chronologie représenté à la zone 863-865 (Énumération et chronologie) auxquelles elles sont reliées grâce à la sous-zone $8 (Numéro de liaison de zone et de séquence). Un libellé consiste en un mot, une phrase ou une abréviation qui décrit le type de partie utilisé pour diviser un article multiple ou de collection, par exemple, un volume, un numéro, une partie, un côté. Ces zones peuvent également contenir les codes qui définissent l'ordonnance de publication du document bibliographique, par exemple, la fréquence et le modèle de régularité. Ces codes permettent la compression ou la décompression par algorithme informatique des données contenues dans les zones 863-855 (Énumération et chronologie).

Lorsque les zones 863-865 ne contiennent aucun libellé et ne permettent ni la compression ni la décompression des données, les zones 853-855 (Libellé et ordonnance) ne sont alors pas requises à la mention de fonds.

Énumération et chronologie (863-865)

Ces zones contiennent les désignations numériques, alphabétiques et la date du document bibliographique qui identifient ses parties et qui montrent le lien qui relie chaque partie au tout.

Les zones 853-855 (Libellé et ordonnance) et 863-865 (Énumération et chronologie) sont reliées entre elles grâce à la sous-zone $8 (Numéro de liaison de zone et de séquence) et sont généralement utilisées dans le cas de documents multiples et de publications en série lorsqu'il est nécessaire d'établir un libellé afin d'afficher intelligemment les données ayant trait à l'énumération et à la chronologie ou lorsque les données relatives à l'ordonnance de publication sont nécessaires pour permettre la compression ou la décompression par algorithme informatique d'une zone 863-865.

Fonds textuels (866-868)

Ces zones contiennent des données en forme libre concernant l'énumération et la chronologie. Ils ne sont pas généralement utilisés pour enregistrer les fonds des documents simples. Ils peuvent remplacer les zones codées 853-855 (Libellé et ordonnance) et 863-865 (Énumération et chronologie) pour ce qui est des documents multiples ou de collection lorsque ces derniers ne peuvent être utilisés adéquatement pour décrire le fonds. Les zones 866-868 peuvent également être utilisées en plus de la zone Énumération et chronologie et de toute zone associée Libellé et ordonnance pertinente afin d'enregistrer et de produire un affichage de rechange pour toutes les données contenues dans ces zones ou seulement certaines d'entre elles.

La sous-zone $8 (Numéro de liaison de zone et de séquence ) à été définie afin que les zones de Fonds textuels relient la zone aux zones 853-855 (Libellé et ordonnance) et 863-865 (Énumération et chronologie) qu'elle remplace ou qu'elle complète.

Les lignes directrices pour l'application des désignateurs de contenu et les conventions d'entrée des données pour les zones de Données de mention de fonds se trouvent dans les sections Renseignements généraux des zones suivantes : 853-855, 863-865, et 866-868.

Identification des documents (876-878)

Ces zones contiennent des renseignements concernant la copie du document dont il est question à la zone 852. Elles contiennent divers éléments qui doivent être enregistrés en ce qui concerne l'utilisation de documents particuliers, par exemples lors de l'acquisition ou de la mise en circulation.

La sous-zone $3 et la sous-zone $8 servent toutes deux à relier une zone Identification des documents avec une autre zone de fonds, tout dépend de la zone qui est utilisée pour enregistrer les données de mention de fonds. On utilise la sous-zone $3 pour établir un lien avec la zone 852 ou les zones 866-868 et la sous-zones $8 pour établir un lien avec les zones 863-866 : dans les deux cas, la zone d'Énumération et de chronologie ne doit pas être compressée au-delà de la pièce physique individuelle.

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Compressibilité et décompressibilité

On peut utiliser un algorithme informatique pour compresser ou décompresser (détailler) les données d'Énumération et de chronologie contenues dans les zones 863 (Unité bibliographique de base), 864 (Matériel supplémentaire). Les capacités de compression ou décompression sont indiquées par la valeur attribuée à la position du premier indicateur (Compressiblilité et décompressiblilité) des zones 853 ou 854 (Libellé et ordonnance).

Le contenu de la zone 865 (Énumération et chronologie) d'un index ne peut être compressé ni décompressé à l'aide d'un algorithme informatique dû à la chaîne de fonds ambiguë qui en résulterait. Par exemple, le fonds compressé pour les vingt-quatre premiers volumes d'un index qui produit une compilation à tous les cinq volumes pourrait être représenté par v. 1-24 ou v.1/5-24. La seconde chaîne de fonds indique la première compilation mais il n'y a aucune indication des compilations subséquentes. La position du second indicateur de la zone 855 (Libellé et ordonnance-Index) est indéfinie.

La Compression signifie que le contenu des sous-zones d'Énumération et de chronologie ($a-$m) d'une ou de plusieurs zones 863 ou 864 peut être converti: on passe alors du rapport détaillé d'une gamme de fonds à un rapport qui exprime le même fonds en termes d'énumération ou de chronologie, mais uniquement pour la première et la dernière partie.

Fonds décompressé (détaillé) :

853  20$81$av.$bno.$u6$vr$i(année)$j(mois)$wm$x01,07

863 40$81.1$a113$i1923$j01-06

863  40$81.2$a114$i1923$j07-12

863  40$81.3$a115$b1-2$i1924$j01-02

863  40$81.4$a115$b5-6$i1924$j05-06

[Exemple d'affichage : v.113 (1923:janv.-juin.); v. 114 (1923:juill.-déc.); v. 115, pt. 1-2 (1924:janv.-1924:févr.); v.115, pt.5-6 (1924:mai-1924:juin.)]

Fonds compressé :

853  20$81$av.$bno.$u6$vr$i(année)$j(mois)$wm$x01,07

863  30$81.1$a113-115$i1923-1924$j01-06

[Exemple d'affichage : v.113-115 (1923:janv.-1924:juin.) Le fonds du niveau 3 n'indique pas d'interruptions.]

La Décompression indique que le contenu des sous-zones d'Énumération et de chronologie ($a-$m) d'une ou de plusiers zones 863 ou 864 peut être converti : on passe alors de la liste compressée contenant la première et la dernière partie d'une gamme de fonds au rapport détaillé de chaque partie.

Fonds compressé :

853  20$81$av.$bno.$u4$vr$i(année)$j(saison)$wq$x21

863  30$81.1$a6-7$i1976-1977$j21-24

863  40$81.2$a8$b1-3$i1978$j21-23

[Exemple d'affichage : v.6-8:no.3 (1976-1978:Automne)]

Fonds décompressé (détaillé) :

853  20$81$av.$bno.$u4$vr$i(année)$j(saison)$wq$x21

863  41$81.1$a6$b1$i1976$j21

863  41$81.2$a6$b2$i1976$j22

863  41$81.3$a6$b3$i1976$j23

[Exemple d'affichage : v.6: no.1-4 (1976:Printemps-Hiver); v.7: no.1-4 (1977:Printemps-Hiver); v.8: no.1-3 (1978:Printemps-Automne)]

Les exigences précises en ce qui a trait à la compression et à la décompression de données à l'aide d'un algorithme informatique se trouvent à la section Libellé et ordonnance-renseignement généraux (853-855)

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Section portant sur le MARC 21 en version anglaise sur le site de la Library of Congress